Opis produktu:
Biuro nexo to program wytworzony z myślą o biurach rachunkowych i doradcach podatkowych używających w codziennej pracy systemów z linii InsERT nexo. Wspiera biura rachunkowe w trzech głównych obszarach pracy:
- wspomaga typowe czynności realizowane w każdym biurze, jak np. Rozliczanie kupujących czy śledzenie stanu progresywnia prac w comiesięcznej obsłudze konsumentów;
- automatyzuje pracę na wielu podmiotach systemu InsERT nexo;
- ułatwia komunikację z klientami biura poprzez przeznaczony portal.
Biuro nexo jest niepodzielnym elementyem systemu InsERT nexo. Pracuje na tej samej bazie z innymi programami obsługującymi biuro rachunkowe. Dzięki takiej architekturze zapewniony jest dostęp do wszystkich mechanizmów platformowych, takich jak: pola własne, flagi, InsMAIL, zestawienia, wydruki, Sfera, biblioteka dokumentów i dużo innych.
Najważniejsze możliwości Biura nexo:
- e-Sprawozdawczość JPK_VAT – operacja e-Sprawozdawczość JPK_VAT, która wchodzi w skład operacji zbiorczych, pozwala stwarzać i wysyłać do Ministerstwo Finansów podpisany plik kontrolny z ewidencją VAT z danego miesiąca. Osiągalne jest generowanie plików na podstawie ewidencji VAT, a także scalenie zaimportowanych plików wewnętrznych. System pozwala też na eksport plików XML, wysyłkę, odbiór UPO, korektę. Ustalając właściwości tych operacji należy podać ścieżkę eksportu pliku XML, wybrać bramkę (produkcyjną albo testową) i wyszczególnić atest. Można na dodatek wybrać działanie cykliczne dla danego miesiąca.
- klienci, cenniki – kartoteka klientów Biura nexo pozostała zintegrowana z kartoteką klientów InsERT nexo. Klientom można przypisywać rozbudowane cenniki, na podstawie których system dokonuje wyceny pracy biura rachunkowego. Rozliczanie między biurem rachunkowym a jego klientami wspierają stosowne raporty, a w sytuacji posiadania programu Subiekt nexo także automatyczna funkcja generowania faktur dla klientów.
- Rejestr usług księgowych – pozwala odnotowywać zdarzenia, które dzieją się poza systemem InsERT nexo, a które biuro chce ująć w rozliczeniu za obsługę. Jako przykład można podać konsultacje prawne, załatwianie spraw w urzędach w imieniu klienta i niemało innych.
- Warunki umowy – elastyczny mechanizm zezwalający zanotować najważniejsze ustalenia poczynione między biurem rachunkowym a klientem, takzawsze były „pod ręką".
- Działania cykliczne – struktury złożone z różnorodnych typów informacji (tak/nie, ilość kompletna, ilość rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga), których zadaniem jest ułatwienie śledzenia zadań wykonywanych cyklicznie dla każdego klienta, takich jak: wprowadzanie dokumentów, sporządzanie deklaracji i sprawozdań finansowych, rozliczanie pojazdów, naliczanie wynagrodzeń, wysyłanie dokumentów, przekazywanie informacji i niemało innych.
- Wzorce klientów biura – wzorce baz informacji mogą być stosowane przy tworzeniu nowych konsumentów. Można w nich zdefiniować obiekty sprofilowane pod klientów z określonej branży, np.: schematy importu, pieczęcie księgowe. Dzięki nim możliwe jest szybkie tworzenie skonfigurowanych podmiotów dla nowych klientów.
- Operacje zbiorcze – mechanizm pozwalający momentalnie wykonywać operacje na wielu podmiotach systemu InsERT nexo. Dzięki niemu można wydajnie wykonać charakterystyczne czynności księgowe, jak naliczanie i dostawa deklaracji, drukowanie ksiąg czy ewidencji VAT albo zakładanie nowych okresów obrachunkowych. Automatyzuje onsporo operacji administracyjnych, jak np. Zarządzanie personelem, archiwizacja, dearchiwizacja czy konwersja podmiotów do nowych wersji.
Program może współpracować z bazami informacji podmiotów w dwóch trybach. Tryb restrykcyjny wymaga zgodności kont i haseł między bazą Biura nexo a bazą podmiotu. Tryb bez kontroli jest asygnowany dla kupujących, którzy chcą prosto wykonywać operacje bez większej trosce o kwestie bezpieczeństwa. - Portal biura – najwygodniejszy i najszybszy sposób dostarczania potrzebnych danych klientom biura rachunkowego. Księgowy może w portalu opublikować najważniejsze informacje finansowo-księgowe dla swojego klienta, takie jak:
- dane o kwotach podatków i składkach ZUS do zapłacenia wraz z parametrami przelewów;
- szczegółowe dane o podatku dochodowym i podatku VAT;
- informacje o wynagrodzeniach pracowników;
- podsumowania miesięczne poszczególnych typów podatków wraz z rozrachunkami i wynagrodzeniami;
- szczegółowe raporty.
konsumenci - przyłączanie kupujących, dla których wcześniej utworzono bazy danych w systemie nexo.
- Dodawanie konsumentów bez bazy danych.
- Edytowanie konsumentów.
- Wywołanie kreatora operacji zbiorczych na bazach kupujących.
- prędkie uruchamianie programów systemu nexo na bazach kupujących.
- Kreator zezwalający dodawać bazę informacji klienta na podstawie specjalnie przygotowanych baz wzorcowych (szablonów), w których biuro rachunkowe może umieszczać dane powtarzające się u pewnych grup kupujących (np. Można wytwarzać wzorcowe bazy informacji dla firm produkcyjnych na pełnej księgowości).
Cenniki usług - Możliwość przypisania klientom rozbudowanych cenników, na podstawie których system dokonuje wyceny pracy biura rachunkowego.
- Opłaty za usługi prezentowane w raporcie Rozliczenia z klientem lub stosowane przy generowaniu faktur za usługi biura rachunkowego w programie Subiekt nexo.
- Określanie sposobu naliczania cen za operacje produkowane w systemie nexo: (wprowadzenie dekretu lub zapisu do KPiR, wprowadzenie zapisu w ewidencji VAT, wystawienie deklaracji) i za usługi księgowe realizowane poza systemem (patrz moduł Rejestr usług księgowych).
- Możliwość określenia algorytmu naliczania opłat dla każdego elementu wyceny; ceny mogą być naliczane za składnik oraz zbiorczo (przedziałami).
Rejestr usług księgowych - Ewidencjonowanie działań wykonywanych na rzecz konsumentów, które są realizowane poza programem, na przykład:
- konsultacje prawne i księgowe;
- dostawa dokumentów do klienta (kurierem, pocztą, etc.);
- odbiór dokumentów od klienta (osobisty, kurierem, etc.);
- rejestracja działalności w przeróżnych urzędach (ZUS/KRUS/GUS/KRS);
- sporządzenie prognoz finansowych i innych dokumentów dla banków;
- dokumentacje związane z ubieganiem się o dotacje.
Działania cykliczne - Śledzenie zadań wykonywanych cyklicznie dla każdego klienta - Działania cykliczne można definiować jako struktury złożone z zróżnicowanych typów informacji (tak/nie, liczba całkowita, liczba rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga).
- Domyślnie zdefiniowany, przykładowy pakiet działań cyklicznych, który jednak może być zmodyfikowany w zależności od mocnych potrzeb i sposobu pracy biura rachunkowego.
- Stan realizacji działań cyklicznych ustawiany dla każdego okresu (okres jest określony w definicji działania) i równocześnie dla każdego klienta, któremu działanie przypisano (można to wykonywać w przedmiotowym module Działania cykliczne, gdzie po wyróznioniu działania można jego stan ustawić błyskawicznie dla wielu konsumentów, albo w module Działania cykliczne dla klienta, gdzie po wybraniu klienta ustawia się sporo działań dla niego).
Operacje zbiorcze - Obsługa JPK – generowanie, przesyłka z podpisem kwalifikowanym, odbiór i wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru, korekta.
- Archiwizacja – realizowanie całościowego archiwum wszelkich danych biura rachunkowego (archiwa baz danych wszystkich kupujących, własna baza biura rachunkowego, oraz wszystkie binaria systemu nexo) do pliku dyskowego, jak i do chmury (pod warunkiem wykupienia usługi e-archiwizacji).
- Dearchiwizacja – przywracanie systemu nexo w biurze rachunkowym z posiadanego pliku archiwum (przywróceniu podlegają wszystkie komponenty, jakie znajdują się w pliku archiwum, np. Bazy kupujących biura, baza własna biura rachunkowego, bazy wzorcowe, czy binaria poszczególnych wersji aplikacji).
- Deklaracje skarbowe – prędkie wykonanie na wielu podmiotach wszystkich czynności związanych z obsługą deklaracji skarbowych – naliczanie deklaracji, wydruk deklaracji i polecenia przelewu, dostawa elektroniczna, pobranie i wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
- Deklaracje ZUS – naliczanie dla wybranych klientów deklaracji ZUS, a następnie generowanie plików wymiany dla programu Płatnik.
- Drukowanie ewidencji VAT.
- Drukowanie KPiR lub podsumowania KPiR dla wybranych podmiotów.
- Konwersja wielu baz danych konsumentów do właściwej wersji – Biuro nexo zapewnia konwersję baz znajdujących się w dowolnej wersji wyższej niż 7.0.0; wersją docelową jest wersja, w której jest samo Biuro nexo.
- Kopiowanie parametrów księgowych – kopiowanie wybranych księgowych danych konfiguracyjnych (np. Opisów operacji gospodarczych, opisów księgowych, parametrów schematów dekretacji czy schematów dekretacji dla księgowości uproszczonej). Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych albo baza dowolnego klienta.
- Kopiowanie parametrów podatkowych i ZUS - kopiowanie wszystkich ustawień wprowadzonych do modułów konfiguracyjnych „Fundusze i ubezpieczenia ZUS" i „Podatki i koszty" w bazie źródłowej. Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta.
- Kopiowanie ustawień list zdefiniowanych w podmiocie źródłowym, np. Układ kolumn, szerokości kolumn, odcień czcionek. Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych albo baza dowolnego klienta.
- Kopiowanie wzorców wydruków dokumentów zdefiniowanych w podmiocie źródłowym (podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta).
- Wystawianie faktur za usługi wyprodukowane poprzez biuro rachunkowe - operacja przystępna dla biur rachunkowych posiadających Subiekta nexo.
- dostawa informacji do portalu - publikowanie w Portalu biura danych dla klientów, takich jak: dane potrzebne do sporządzenia przelewów, raporty o podatku dochodowym, raporty o podatku VAT, dane o rozrachunkach, dane o wynagrodzeniach pracowników.
- Zakładanie okresu obrachunkowego dla podmiotów obsługiwanych programem Rachmistrz nexo, a więc rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatkowej.
- Zakładanie okresu obrachunkowego dla podmiotów obsługiwanych programem Rewizor nexo (pełna księgowość).
- Wysyłanie indywidualnych albo masowych wiadomości SMS.
- Zarządzanie personelem - zarządzanie kontami użytkowników w bazach , a także bazach wzorcowych; dodawanie, aktualizowanie lub usuwanie użytkowników, przypisywanie albo odbieranie im uprawnień i przypisywanie do ról, na przykład:
- wprowadzenie informacji nowo zatrudnionego pracownika do podmiotów, którymi ten nowy pracownik będzie się zajmował;
- zakładanie bazy dla nowego klienta, a w niej kont użytkowników, którzy będą z tą bazą pracować;
- wyrównanie uprawnień dla pracownika we wszelkich obsługiwanych poprzez niego bazach.
Bazy danych – czynności serwisowe - Konwersja wielu baz danych kupujących do właściwej wersji.
- Archiwizacja – całościowa archiwizacja wszelkich informacji biura rachunkowego do pliku dyskowego jak i do chmury (pod warunkiem wykupienia usługi e-archiwizacji).
- Dearchiwizacja – przywrócenie systemu nexo w biurze rachunkowym z posiadanego pliku archiwum.
przedstawiamy przykładowe ekrany ilustrujące funkcjonalność Biura nexo. Ekrany w skali 1:1 można obejrzeć wybierając zamieszczone poniżej miniatury.